Stellenbeschreibung
Die BUNDESANSTALT FÜR GEOWISSENSCHAFTEN UND ROHSTOFFE (BGR) sucht Sie als
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)
in der Deutschen Kontrollstelle EU-Sorgfaltspflichten in Rohstofflieferketten (DEKSOR)
Wir sind die zentrale geowissenschaftliche Beratungseinrichtung der Bundesregierung mit Hauptsitz in Hannover und zwei weiteren Dienstsitzen in Berlin-Spandau und in Cottbus. Als geowissenschaftliches Kompetenzzentrum beraten und informieren wir die Bundesregierung und die deutsche Wirtschaft in allen geowissenschaftlichen und rohstoffwirtschaftlichen Fragen.
Aufgabenschwerpunkte
Büroadministration und -kommunikation:
- Terminmanagement (z.B. Terminvereinbarungen/-abstimmungen, Sicherstellung der benötigten technischen Infrastruktur, Erstellung von Sitzungsdokumenten, Protokolle)
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Durchführung der Beschaffungsvorgänge, Budgetüberwachung
Veranstaltungsmanagement, Öffentlichkeitsarbeit:
- Organisation, Koordination und Umsetzung inkl. Abwicklung, Betreuung, Abrechnung und Qualitätsüberwachung von Terminen, Sitzungen, Workshops und fachspezifischen Fortbildungen einschließlich der Erstellung von Unterlagen und Präsentationsvorlagen in Deutsch und Englisch (international)
- Inhaltlich-technische Betreuung der DEKSOR Website (inkl. Erstellung barrierefreier Dokumente)
- Erarbeitung der Gestaltung der DEKSOR-Berichte
Unterstützung bei Kontrollverfahren der DEKSOR, Datenbankenpflege, Informationsaufbereitung und -bereitstellung:
- Unterstützung der Validierung von Zolldaten (z.B. Recherche und Pflege von Adressen) und Verarbeitung in Serienbriefen
- Entwurf und Ausarbeitung von allgemeinen und konkreten Informationsschreiben
- Aufbereitung, Bereitstellung und Pflege qualitätsgesicherter sowie adressaten- und plattformgerechter Daten für Informationsplattformen (national und EU-weit)
- Administrative Unterstützung des DEKSOR-Kontrollteams bei den Kontrollverfahren
- Eigenständige Erstberatung von Unternehmen mit entsprechender Bewertung unter Zugrundelegung der einschlägigen Rechtsakte
- Fristenkalender für Verwaltungs- Widerspruchs und Klageverfahren eigenverantwortlich führen
- Administrative Führung und Pflege der Aktenpläne der nationalen Behörde DEKSOR im elektronischen Vorgangs- und Informationsmanagement System
Wir erwarten
Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten / Fachangestellten für Bürokommunikation oder eine vergleichbare dreijährige kaufmännische Berufsausbildung.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroadministration
- Vertiefte Kenntnisse in der Daten- und Informationsverwaltung, vorzugsweise mit einem Dokumentenmanagementsystem
- Erfahrungen und Kenntnisse mit behördlichen Verwaltungsabläufen (Organisation und Beschaffung)
- Sicherer Umgang mit den MS Office Produkten
- Gute Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit
- Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Deutschkenntnisse vergleichbar Level C1 GeR sowie gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Englischkenntnisse vergleichbar Level B1 GeR
Idealerweise bringen Sie mit
- Berufserfahrung bei einer (Bundes)Behörde oder einer Ressortforschungseinrichtung des Bundes
Das bieten wir
- Eingruppierung nach Entgeltgruppe 8 TV EntgO Bund
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
- Ein kontinuierliches Angebot an Fort- und Weiterbildung
- Je nach Aufgabenfeld ist mobiles Arbeiten möglich
Die BGR verfügt über ein Gesundheitsangebot, eine sehr gute öffentliche Verkehrsanbindung, kostenlose Parkplätze und überdachte Fahrradstellplätze für ihre Mitarbeitenden.
Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten, unabhängig von ihrer Herkunft, Geschlecht, ihrer Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, ihres Alters oder sexuellen Identität sind willkommen. Kommunikationssprache ist Deutsch. Die BGR verfolgt zudem das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Weiterhin ist die BGR bestrebt, den Anteil der Beschäftigung schwerbehinderter Menschen zu erhöhen, sie werden daher bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung bis zum 03.07.2024.
Nähere Hinweise zu unserer Einrichtung finden Sie im Internet unter www.bgr.bund.de. Telefonische Auskünfte erteilt Herr Matthias Baier unter der Telefonnummer 0511/643-2069.
Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Nähere Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Falle einer Bewerbung bei der BGR können Sie der Datenschutzerklärung auf https://www.bgr.bund.de/datenschutzerklaerung-bewerbungsdaten entnehmen.