Stellenbeschreibung
Die Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. ist weltweit mit über 1700 Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern in den Bereichen politische Bildung, Beratung, entwicklungspolitische
Zusammenarbeit sowie Forschung und Begabtenförderung tätig.
Die Hauptabteilung Europäische und Internationale Zusammenarbeit, Abteilung Inlandsprogramme, sucht zum 01. Oktober 2024 für den Standort Berlin einen
Sekretär/Sachbearbeiter (m/w/d)
Folgende Aufgaben erwarten Sie:
- organisatorisch-logistische Vorbereitung und Unterstützung bei der Durchführung von Dialogprogrammen sowie bei der Betreuung der EIZ-Stipendiaten (z.B. in Form von Flugbuchungen, Hotelbuchungen, Restaurantbuchungen neben Vorrecherchen, Preisvergleichen und Angebotsdokumentation)
- Vorbereitung der Mitteilungen an den Zuwendungsgeber inkl. Erstellung von Kostenplänen
- vertragliche Verpflichtung von Referenten und Dolmetschern
- Eingabe der Programme bzw. Veranstaltungen in die Programme Alpha Office und Fav2
- Koordinierung von Übersetzungsaufträgen sowie Dolmetscheinsätzen und deren Verpflichtung
- Erstellung von Reiseplänen und Organisation der erforderlichen Transporte
- Regelung von Hotel- und Flugbuchungen sowie Ticketanweisungen
- Vorbereitung von Führungen durch politische Institutionen sowie kultureller Programmpunkte
- Akquisition und Zusammenstellung von themenspezifischem Informationsmaterial (z. B. über Internetrecherche) für die Teilnehmer
- Tagungskoordination und-assistenz bei internationalen Veranstaltungen, auch Betreuung internationaler Gäste
- Vorprüfung von Rechnungen und vorbereitende Buchführung
- Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere: Aktenführung, Wiedervorlage, elektronische Datenpflege (Nachkontaktdatei für ehemalige Teilnehmer an o.a. Programmen u.a.)
- Unterstützung/Vertretung anderer Sekretärinnen / Sachbearbeiterinnen bei personellen Engpässen
Diese Qualifikationen bringen Sie mit:
- abgeschlossene kaufmännische oder andere qualifizierte Berufsausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement
- Berufserfahrung in der Veranstaltungsorganisation
- gute Fremdsprachkenntnisse, insb. Englisch
- organisatorisches Geschick, teamorientierte Arbeitsweise
- sehr gute EDV-Kenntnisse insb. der Anwendungssoftware MS Word und MS Excel
- Erfahrung im Bereich von Social Media und Videokonferenzen (z.B. Zoom, MS Teams, Webex)
- Bereitschaft zur laufenden Weiterbildung im Bereich digitale Veranstaltungsformate, Social Media und EDV
Wir bieten Ihnen:
- eine zunächst auf zwei Jahre befristete Vollzeittätigkeit mit der Option auf eine unbefristete Übernahme
- eine Vergütung nach TVöD-Bund bis Entgeltgruppe 8, Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBLU) ab dem 2. Jahr der Betriebszugehörigkeit
- Zuschuss zum Deutschland-Ticket Job
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie: geregelte Arbeitszeiten mit einem flexiblen Arbeitsbeginn und -ende, Möglichkeit des mobilen Arbeitens, Freizeitausgleich
- Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins mit guter Verkehrsanbindung
Mehr von uns erfahren Sie unter www.kas.de
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung:
- Online unter www.interamt.de (Stellen-ID: 1145540)
- bis zum: 03.07.2024
Wir setzen auf Chancengleichheit und ein familienfreundliches Umfeld. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Qualifikation besonders beachtet.
Bitte sehen Sie von Bewerbungen per E-Mail oder auf dem Postweg ab.
Link zum Stellenangebot: http://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1145540