Stellenausschreibung

Kennziffer: 64/2024

Die Hansestadt Wismar sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Sachbearbeiter/in allgemeine Bürowirtschaft (m/w/d)

im Ordnungsamt.

Die Einstellung erfolgt unbefristet und in Vollzeit (39 Std./ Woche). Die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe E 5 TVöD-VKA (Bereich Verwaltung).

Die Hansestadt Wismar mit rund 44.000 Einwohnern ist nicht nur UNESCO-Weltkulturerbe direkt an der Ostsee, sie ist auch ein attraktiver Wohn-, Wirtschafts- und Hochschulstandort. Wir, die Stadtverwaltung mit rund 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sind ein attraktiver und sehr gefragter Arbeitgeber in der Hansestadt Wismar. Werden Sie ein Teil davon!

Ihre abwechslungsreichen Aufgaben:

• Administrative Assistenzaufgaben und Büroorganisation für die Amtsleitung, u.a.:
  • Bearbeiten des Postein- und -ausgangs sowie Koordinierung amtsinterner Umläufe und Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfaches: Beantwortung allg. Anfragen/ Terminanfragen und Weiterleitung von E-Mails an die zuständige Stelle
  • Entgegennehmen und Vermitteln von Telefonaten
  • Verfassen von allgemeinen Schreiben, Texten oder Präsentationen sowie das Fertigen von Bürgerschaftsvorlagen oder Bericht / Antwort über das Ratsinformationssystem (Allris) in Abstimmung mit der Amtsleitung
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen (Terminkoordinierung, Einladung, Koordinierung der Raumbelegung, Zusammenstellen von Unterlagen, Protokollführung)
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien (Bedarfserfassung, Rechnungs-kontrolle, Budgetkontrolle)
  • Schriftgutverwaltung/ Archivierungsarbeiten bzgl. des Büros der Amtsleitung
  • Organisation der Jährlichen und anlassbezogenen Inventarisierung des Amtes

• Unterstützung der Sachbearbeitung in der Abteilung Ordnungsangelegenheiten, Wahlen und Friedhof sowie in der Abteilung Verkehr, u.a.:
  • Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Wahlen
  • Scanarbeiten
  • Begleitung / Mitarbeit als Zeugin / Zeuge bei Einsätzen des Ermittlungsdienstes

Die vollständige Stellenbeschreibung kann im Amt für Personal, Organisation und IT, Abteilung Personalservice eingesehen werden.

Wir bieten Ihnen:

• Eine unbefristete und interessante Vollzeitbeschäftigung mit einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Neu eingerichtete Büroräume mit modernem, ergonomischem Mobiliar und einer ausgezeichneten IT
• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Zielorientierte, kollegiale Zusammenarbeit
• Umfangreiche Qualifizierungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und einen freiwilligen Gesundheits-Check-up
• Möglichkeit des Fahrradleasings
• Attraktive, betriebliche Altersvorsorge
• Weitere Vorteile des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst, u.a.:
  • 30 Tage Urlaub sowie 2 Tage Arbeitsbefreiung im Jahr am 24.12. und 31.12.
  • Tarifgemäße Berücksichtigung bisheriger Berufserfahrung
  • Jahressonderzahlung und jährliche Leistungsprämie

Ihr Anforderungsprofil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement bzw. zur Bürokauffrau / zum Bürokaufmann, zur Kauffrau / zum Kaufmann für Bürokommunikation oder ein als gleichwertig anerkannter Bildungsstand
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Motivation, Eigeninitiative

• Sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches und korrektes Auftreten
• Sicherer Umgang mit elektronischer Datenverarbeitung

• Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität
• Zuverlässigkeit

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 30.10.2024 über das Online-Bewerbungsportal www.interamt.de. Dort können Sie Ihre Bewerbung mit vollständigen Nachweisen unter der Stellenangebots-ID 1210175 einstellen (Link: https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1210175).

Die elektronische Übermittlung Ihrer Bewerberdaten ermöglicht uns eine einfache und schnelle Prüfung aller eingehenden Bewerbungen und beschleunigt somit das Bewerbungsverfahren. Bei Fragen zum Stellenprofil wenden Sie sich gerne unter der Telefonnummer 03841-251 3200 an Frau Wehmer und bei Fragen zum Bewerbungsverfahren an Herrn Wolff unter der Telefonnummer 03841- 251 1122.

Eingangsbestätigungen und sonstiger Schriftverkehr erfolgen ausschließlich in digitaler Form. Geben Sie daher bitte unbedingt Ihre E-Mail-Adresse an. Sofern Ihnen eine Absage zugeht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der 2-Monatsfrist gemäß § 15 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Bei ausländischen Hochschul- bzw. Berufsabschlüssen ist eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen erforderlich (Zentralstelle-fuer-auslaendisches-bildungswesen/kontakt).

Die Hansestadt Wismar setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Teilhabe ein. Wir sehen Vielfalt als Bereicherung an und freuen uns ausdrücklich auf Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Entstehende Bewerbungs- und Fahrkosten sowie ggf. anfallende Umzugskosten können von der Hansestadt Wismar nicht übernommen werden. Datenschutzhinweise zur Personalsach-bearbeitung in Stellenbesetzungsverfahren finden Sie hier: https://www.wismar.de/Datenschutz